Ведение трудовых книжек

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку, определен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (ред. от 30.11.2023) «О трудовых книжках».

Сведения и записи, которые вносятся в трудовую книжку работнику, определены пунктами 9 и 10 Инструкции.

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.  

Сведения, которые не вносятся в трудовую книжку в связи с тем, что при осуществлении таких видов деятельности нормы законодательства о труде на граждан не распространяются, определены пунктом 11 Инструкции.

Так, помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, в трудовую книжку не вносятся сведения об осуществлении: 

• деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма
• иных видов деятельности в соответствии с законодательством (адвокатской и нотариальной деятельности),

а также сведения: 

• об условии выполнения работы по срочному трудовому договору;
• о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
• о неполном рабочем времени;
• о временном переводе на другую работу, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 34 Инструкции.

Вкладыш в трудовую книжку

Пунктами 60 и 61 Инструкции установлено, что в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп "Выдан вкладыш" с указанием серии и номера вкладыша.

В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 года, которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этой связи нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 23 Инструкции). 

Дубликат трудовой книжки

Пунктом 62 Инструкции определены случаи выдачи дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) по письменному заявлению работника, в частности: 

• при утрате трудовой книжки (вкладыша к ней)
• повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней)
• при восстановлении работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения
• отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него
• изменения половой принадлежности

Согласно пункту 64 Инструкции в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник - к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием причины отсутствия трудовой книжки (вкладыша к ней).

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 20 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении шести месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).

Порядок оформления и заполнения дубликата трудовой книжки определен пунктами 69-70 Инструкции.

Так,  согласно пункту 69 Инструкции дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами 2 – 6 Инструкции.

Основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие периоды предыдущей работы работника (справки о периоде работы (службы), копии приказов (распоряжений) нанимателя, информация прежних нанимателей о периодах предыдущей работы, которая позволяет заполнить дубликат в порядке, установленном Инструкцией). При этом информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования (далее, если не установлено иное, –  информация о трудовой деятельности).

В соответствии с пунктом 69-1 Инструкции информацию о трудовой деятельности наниматель получает посредством: 

• общегосударственной автоматизированной информационной системы;
• информационного ресурса "Личный кабинет плательщика взносов", размещенного на корпоративном портале Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее – Фонд).

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации, иное уполномоченное должностное лицо организации (далее – уполномоченное лицо) формирует запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки (далее, если не установлено иное, –  запрос) в Фонд по форме согласно приложению 1 к Инструкции.

Не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, Фонд формирует информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, по форме согласно приложению 2 к Инструкции и направляет ее нанимателю.

После получения от Фонда информации о трудовой деятельности наниматель обращается к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, которая представляется не позднее пяти календарных дней со дня получения запроса (пункт 69-2 Инструкции).

Пунктом 70 Инструкции установлено, что в раздел "Сведения о работе" нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

В соответствии с пунктом 77 Инструкции при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

С 28 февраля 2020 г. ведение трудовых книжек нанимателями – физическими лицами (индивидуальный предприниматель, индивидуальная адвокатская деятельность, нотариальная деятельность, осуществляемая в нотариальном бюро, осуществление деятельности в сфере агроэкотуризма, найм на работу к физическим лицам домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и др.) в отношении работников, работающих у такой категории нанимателей, не осуществляется.

В соответствии со статьей 51 Трудового кодекса наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством.

Справки о месте работы, службы и занимаемой должности, о периоде работы, службы, о размере заработной платы (денежном довольствии) выдаются в порядке совершения административной процедуры в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об основах административных процедур». Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, установлено, что данные справки выдаются организацией по месту работы, службы.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 5 октября 2010 г. № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» утверждены формы справки о месте работы, службы и занимаемой должности и справки о периоде работы, службы, в которой отражаются сведения о месте работы и о периоде работы у нанимателя, в том числе у индивидуального предпринимателя, с указанием даты и основания увольнения работника соответственно.

Таким образом, дата и основание увольнения работника могут быть подтверждены нанимателем-индивидуальным предпринимателем справкой о периоде работы, выданной в установленном порядке.

Кроме того, с 1 июля 2019 г. внесены изменения в законодательство, с учетом которых с 1 октября 2019 г. наниматели подают сведения в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты населения (далее – Фонд) в расширенном формате с указанием наименования профессии рабочего, должности служащего, присвоения разряда, класса, квалификационной категории, вида заключенного с работником трудового договора, сведений о приеме на работу (с указанием даты и распорядительного документа), переводе на другую постоянную работу, увольнении (с указанием даты, основания увольнения и соответствующего распорядительного документа), а также о работе на условиях совместительства.

Таким образом, информация о дате и основании увольнения работника после 1 июля 2019 г. содержится в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и по его требованию может быть ему предоставлена плательщиком страховых взносов (то есть нанимателем) либо органами Фонда.

Справочно: В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» застрахованное лицо имеет, в частности, право получать у плательщика страховых взносов сведения, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет, для занесения в его индивидуальный лицевой счет, а также получать в органах, осуществляющих персонифицированный учет, информацию, содержащуюся в его индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.